Fairsend asianajotoimistoille
Lähetä sopimusluonnokset, kirjelmät ja asiakirjat salattuina asiakkaille ja näe, milloin ne on haettu.
Lähtötilanne
Kirjelmät, sopimusluonnokset, valtakirjat ja asiakirjojen tarkastusoikeus kuuluvat ammatillisen vaitiolovelvollisuuden piiriin, ja ne ovat usein liian suuria sähköpostiliitteeksi. Jos liite menee väärään osoitteeseen, sitä ei voi enää palauttaa. Pilvikansioiden jakolinkit pysyvät usein auki tarpeettoman pitkään. Samalla pitää pystyä osoittamaan, milloin asiakas on todella noutanut asiakirjat.
Näin Fairsend auttaa
Toimitustodistus
Näet, milloin lähetyksesi on ladattu. Täydellisen latauksen jälkeen ajankohta, vastaanottaja ja tiedostojen SHA-256-tarkistussummat tallennetaan tarkistusarvoksi.
Salasanasuojaus erityisen luottamuksellisille asiakirjoille alkaen Premium
Suojaa lähetys salasanalla, jonka annat erillään linkistä.
Kertakäyttökoodi sähköpostilla alkaen Premium
Asiakas vahvistaa osoitteensa koodilla, joka lähetetään tähän osoitteeseen, ennen latausta. Edelleen välitetty linkki ei silloin riitä lataukseen.
Neljän silmän hyväksyntä alkaen Team
Toinen tiimin jäsen hyväksyy lähetyksen ennen kuin se toimitetaan. Se auttaa kirjelmissä, jotka halutaan tarkistaa vielä kerran ennen lähettämistä.
Outlook-lisäosa alkaen Team
Lähetät tiedostot suoraan Outlookista, otat mukaan olemassa olevat liitteet ja lisäät latauslinkin sähköpostiin.
Oma vanhenemisaika alkaen Premium
Päätät itse, kuinka kauan linkki on voimassa. Sen jälkeen tiedostot poistetaan automaattisesti.
Käyttöesimerkki: Secure Inbox
Asiakkaat lataavat asiakirjoja asianumeron kanssa toimistosi verkkosivun kautta. Saapuneista löydät jokaisen lähetyksen asianumeron, nimen tai lähettäjän mukaan.
Sopiva paketti
Team
49,00 € / kk
tai 490,00 € vuodessa
- Enintään 100 GB lähetystä kohden
- Saatavilla enintään 365 päivää
Team sisältää neljän silmän hyväksynnän, tarkastuslokin, Outlook-lisäosan ja useita käyttäjäpaikkoja toimistolle.
Työskentely tiimissä
Perustat tiimin, kutsut kollegat sähköpostilla ja annat roolit. Omistajat ja ylläpitäjät näkevät kaikki tiimin lähetykset ja voivat määrätä salasanasuojauksen, kertakäyttökoodin tai neljän silmän hyväksynnän koko toimistolle. Tarkastusloki kirjaa tiimin turvallisuuden kannalta merkittävät toimenpiteet.
Salauksen, tallennuksen ja poiston yksityiskohdat löydät sivulta Turvallisuus.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako Fairsend asianajajien erityisen sähköisen postilaatikon (beA)?
Ei. Fairsend on tiedostojen lähetyspalvelu. Tuomioistuinten kanssa asioidessa käytä edelleen niille tarkoitettuja reittejä. Fairsend on tarkoitettu vaihtoon asiakkaiden ja kumppanien kanssa, esimerkiksi suurten asiakirjojen yhteydessä.
Miten annan salasanan asiakkaille?
Parhaiten eri kanavaa pitkin kuin linkin, esimerkiksi puhelimessa tai tapaamisessa. Salasanasuojaus kuuluu Premiumista alkaen. Hukattua salasanaa ei voi palauttaa, jolloin lähetät asiakirjat uudelleen.
Mitä toimitustodistus näyttää?
Se näyttää, milloin mikä vastaanottaja on ladannut tiedostot kokonaan ja miltä IP-osoitteelta, sekä tiedostojen SHA-256-tarkistussummat. Tämä on tekninen tieto. Miten sitä arvioidaan yksittäistapauksessa, arvioit itse.
Kuka saa hyväksyä neljän silmän hyväksynnässä?
Hyväksyä saavat tiimin omistajat ja ylläpitäjät, ei lähettäjä itse. Hyväksyntä on mahdollinen vain sähköpostilla lähetettäessä, ei pelkän linkin kohdalla.
Riittääkö ilmaispaketti yksittäisiin lähetyksiin?
Yksittäiseen lähetykseen yhdelle vastaanottajalle riittää. Ilmaispaketissa lähetys on noudettavissa yhden täydellisen latauksen ajan, minkä jälkeen tiedostot poistetaan. Salasanasuojaus ja oma vanhenemisaika kuuluvat Premiumista alkaen.
Miten asiakkaat lähettävät minulle asiakirjoja?
Luot tiedostopyyntölinkin ja lähetät sen asiakkaalle. Hän lähettää tiedostonsa salattuina eikä tarvitse siihen tiliä. Jokainen tiedostopyyntölinkki toimii kerran. Premiumista alkaen suojaat sen salasanalla.
Koskevatko hyväksyntä ja kertakäyttökoodi myös Outlook-lisäosaa?
Eivät. Lisäosa lisää latauslinkin sähköpostiisi. Neljän silmän hyväksyntä ja kertakäyttökoodi koskevat sähköpostilla lähettämistä Fairsendin kautta. Salasanan voit asettaa myös lisäosassa.