Fairsend pour les cabinets d’avocats
Envoyez projets de contrat, mémoires et dossiers chiffrés à vos clients, avec une preuve de téléchargement.
Le contexte
Mémoires, projets de contrat, procurations et consultations de dossiers sont couverts par le secret professionnel et souvent trop volumineux pour une pièce jointe. Une pièce jointe envoyée à la mauvaise adresse ne peut plus être récupérée. Les partages dans des dossiers cloud restent souvent ouverts plus longtemps que nécessaire. Il faut en même temps pouvoir établir quand un client a réellement téléchargé les documents.
Comment Fairsend vous aide
Preuve de livraison
Vous voyez quand votre envoi a été téléchargé. Après le téléchargement complet, l’heure, le destinataire et les sommes de contrôle SHA-256 des fichiers sont enregistrés comme valeur de vérification.
Protection par mot de passe pour les documents très confidentiels à partir de Premium
Protégez un envoi avec un mot de passe que vous transmettez séparément du lien.
Code destinataire par e-mail à partir de Premium
Le client confirme son adresse avant le téléchargement avec un code envoyé à cette adresse. Un lien transféré ne suffit alors pas pour télécharger.
Principe des 4 yeux à partir de Team
Une deuxième personne de l’équipe valide l’envoi avant sa livraison. C’est utile pour les mémoires qui doivent être relus une dernière fois avant l’envoi.
Complément Outlook à partir de Team
Vous téléversez des fichiers directement depuis Outlook, reprenez des pièces jointes existantes et insérez le lien de téléchargement dans l’e-mail.
Durée d’expiration personnalisée à partir de Premium
Vous décidez combien de temps le lien reste valable. Ensuite, les fichiers sont supprimés automatiquement.
Exemple d'utilisation : Secure Inbox
Les clients déposent des documents avec un numéro de dossier via le site de votre cabinet. Dans la boîte de réception, vous retrouvez chaque dépôt par numéro de dossier, nom ou expéditeur.
Forfait adapté
Team
49,00 € / mois
ou 490,00 € par an
- Jusqu’à 100 GB par envoi
- Disponible jusqu’à 365 jours
Team comprend le principe des 4 yeux, le journal d’audit, le complément Outlook et plusieurs postes pour le cabinet.
Travailler en équipe
Vous créez une équipe, invitez vos collègues par e-mail et attribuez des rôles. Les propriétaires et les admins voient tous les envois de l’équipe et peuvent imposer à tout le cabinet la protection par mot de passe, le code destinataire ou le principe des 4 yeux. Le journal d’audit consigne les actions liées à la sécurité au sein de l’équipe.
Le fonctionnement détaillé du chiffrement, du stockage et de la suppression est décrit sur la page Sécurité.
Questions fréquentes
Fairsend remplace-t-il la boîte aux lettres électronique sécurisée des avocats allemands (beA) ?
Non. Fairsend est un service d’envoi de fichiers. Pour la communication avec les tribunaux, continuez à utiliser les voies prévues à cet effet. Fairsend est destiné aux échanges avec les clients et les partenaires, par exemple pour de gros dossiers.
Comment transmettre le mot de passe aux clients ?
De préférence par un autre canal que le lien, par exemple par téléphone ou lors d’un rendez-vous. La protection par mot de passe est disponible à partir de Premium. Un mot de passe perdu ne peut pas être récupéré, vous renvoyez alors les documents.
Que montre la preuve de livraison ?
Elle montre quand quel destinataire a téléchargé l’envoi en entier, depuis quelle adresse IP, avec les sommes de contrôle SHA-256 des fichiers. Il s’agit d’une information technique. C’est à vous d’apprécier sa portée dans chaque cas.
Qui peut valider dans le cadre du principe des 4 yeux ?
Les propriétaires et les admins de l’équipe peuvent valider, mais pas l’expéditeur lui-même. La validation n’est possible que pour l’envoi par e-mail, pas pour un simple lien.
Le forfait Free suffit-il pour des envois ponctuels ?
Pour un envoi unique à un destinataire, oui. Avec le forfait Free, un envoi peut être téléchargé une fois en entier, puis les fichiers sont supprimés. La protection par mot de passe et les durées d’expiration personnalisées sont disponibles à partir de Premium.
Comment mes clients m’envoient-ils des documents ?
Vous créez un lien de téléversement et l’envoyez au client. Il téléverse ses fichiers chiffrés sans avoir besoin de compte. Chaque lien de téléversement ne fonctionne qu’une fois. À partir de Premium, vous le protégez par un mot de passe.
La validation et le code destinataire s’appliquent-ils aussi dans le complément Outlook ?
Non. Le complément insère un lien de téléchargement dans votre e-mail. Le principe des 4 yeux et le code destinataire s’appliquent à l’envoi par e-mail via Fairsend. Vous pouvez aussi définir un mot de passe dans le complément.