Fairsend dla kancelarii
Projekty umów, pisma procesowe i akta wysyłane klientom w postaci szyfrowanej, z potwierdzeniem pobrania.
Sytuacja wyjściowa
Pisma procesowe, projekty umów, pełnomocnictwa i akta objęte wglądem podlegają tajemnicy zawodowej, a jako załącznik e-mail są często zbyt duże. Załącznik wysłany na zły adres nie może zostać cofnięty. Udostępnienia w folderach chmurowych często pozostają otwarte dłużej, niż to konieczne. Jednocześnie powinno być możliwe ustalenie, kiedy klient faktycznie pobrał dokumenty.
Jak pomaga Fairsend
Potwierdzenie doręczenia
Widać, kiedy przesyłka została pobrana. Po pełnym pobraniu czas, odbiorca i sumy kontrolne SHA-256 plików są zapisywane jako wartość kontrolna.
Ochrona hasłem dla szczególnie poufnych dokumentów od Premium
Przesyłkę można zabezpieczyć hasłem, które przekazuje się osobno od linku.
Kod odbiorcy przez e-mail od Premium
Klient potwierdza swój adres przed pobraniem kodem wysłanym na ten adres. Przekazany dalej link nie wystarcza wtedy do pobrania.
Zatwierdzenie według zasady czterech oczu od Team
Druga osoba w zespole zatwierdza przesyłkę, zanim zostanie doręczona. Pomaga to przy pismach, które przed wysyłką mają zostać jeszcze raz sprawdzone.
Dodatek do programu Outlook od Team
Pliki przesyła się bezpośrednio z Outlooka, można przejąć istniejące załączniki i wstawić link do pobrania do wiadomości.
Własny termin ważności od Premium
Państwo określają, jak długo link jest ważny. Potem pliki są automatycznie usuwane.
Przykład zastosowania: Secure Inbox
Mocodawcy przesyłają dokumenty z sygnaturą sprawy przez stronę Państwa kancelarii. W skrzynce odbiorczej znajdą Państwo każde zgłoszenie według sygnatury, nazwiska lub nadawcy.
Odpowiedni plan
Team
49,00 € / miesiąc
lub 490,00 € rocznie
- Do 100 GB na przesyłkę
- Dostępne do 365 dni
Team zapewnia zasadę czterech oczu, dziennik audytu, dodatek do programu Outlook i wiele miejsc dla kancelarii.
Praca w zespole
Zakładają Państwo zespół, zapraszają współpracowników e-mailem i przydzielają role. Właściciele i administratorzy widzą wszystkie przesyłki zespołu i mogą wymagać dla całej kancelarii ochrony hasłem, kodu odbiorcy lub zatwierdzenia według zasady czterech oczu. Dziennik audytu rejestruje w zespole czynności istotne dla bezpieczeństwa.
Szczegóły szyfrowania, przechowywania i usuwania opisuje strona Bezpieczeństwo.
Najczęstsze pytania
Czy Fairsend zastępuje specjalną elektroniczną skrzynkę pocztową dla adwokatów (beA)?
Nie. Fairsend jest usługą do wysyłania plików. W kontaktach z sądami należy nadal korzystać z przewidzianych do tego dróg. Fairsend służy do wymiany z klientami i partnerami, na przykład przy dużych dokumentach.
Jak przekazać hasło klientom?
Najlepiej inną drogą niż link, na przykład telefonicznie lub podczas spotkania. Ochrona hasłem jest dostępna od planu Premium. Utraconego hasła nie można odzyskać, dokumenty trzeba wtedy wysłać ponownie.
Co pokazuje potwierdzenie doręczenia?
Pokazuje, kiedy który odbiorca z jakiego adresu IP w pełni pobrał pliki, wraz z sumami kontrolnymi SHA-256 plików. Jest to informacja techniczna. Jej ocenę w konkretnej sprawie przeprowadzają Państwo samodzielnie.
Kto może zatwierdzać w ramach zasady czterech oczu?
Zatwierdzać mogą właściciele i administratorzy zespołu, nadawca sam nie może. Zatwierdzenie jest możliwe tylko przy wysyłce e-mailem, nie przy samym linku.
Czy plan Free wystarcza do pojedynczych przesyłek?
Do pojedynczej wysyłki do jednego odbiorcy tak. W planie Free przesyłkę można pobrać jednokrotnie w całości, potem pliki są usuwane. Ochrona hasłem i własne terminy ważności są dostępne od planu Premium.
Jak klienci przesyłają mi dokumenty?
Tworzą Państwo link do przesyłania i wysyłają go klientowi. Klient przesyła pliki w postaci zaszyfrowanej i nie potrzebuje do tego konta. Każdy link do przesyłania działa jednokrotnie. Od planu Premium można go zabezpieczyć hasłem.
Czy zatwierdzenie i kod odbiorcy obowiązują także w dodatku do Outlooka?
Nie. Dodatek wstawia link do pobrania do wiadomości. Zatwierdzenie według zasady czterech oczu i kod odbiorcy obowiązują przy wysyłce e-mailem przez Fairsend. Hasło można ustawić także w dodatku.